KKK

Meie projektis pidi toimuma ettevalmistav kohtumine (APV) ja noortevahetus. APV-l selgus, et partnerid on kaotanud huvi projekti vastu ning me otsustasime noortevahetuse ära jätta. Kas SANA hüvitab juba toimunud APV kulud?
Tekkinud olukorda on vaja SANAle põhjalikult selgitada ning selle põhjal tehakse otsus. Võimalusel kulud aktsepteeritakse.

Üks projekti partneritest otsustas, et ei taha noortevahetusel osaleda. Millised võimalused või kohustused meil nüüd on? Kas me võime otsida uue partneri? Kas see peab olema samast riigist või lihtsalt selle transporditoetuse piirides?
Esmalt on teil vaja partneri ametlikku kinnitust, et ta astub projektist välja ning ei pretendeeri toetusele (palun küsi SANAst avalduse näidist). SANAle peab saabuma allkirjastatud skänneritud dokument. Soovitavalt jätke endale selle originaal. Teiseks võite otsida uue partneri, kuid ei pea seda tegema. Võimalik on ka Eestist rohkem osalejaid kaasata, aga siis peab arvestama, et reisitoetus muutub. Kindlasti tuleb koostada uus eelarve ning vajadusel tuleb taotleda lepingu muudatust.

Millised reisimist tõendavad dokumendid pean SANAle esitama? Kas on vaja lennupiletite ostuarvet, elektroonilist piletit või paberpiletit ning kas on vaja ka reisijate pardakaarte?
SANA kontrollib pileteid eelkõige selleks, et osalejad tõendaksid reisimarsruuti ja kuupäevasid. Seega tuleb esitada  dokumendid, mis seda detailselt tõendavad. Lennukipiletite ostuarve on üldjuhul liiga üldsõnaline, seega juhul kui on olemas elektrooniline pilet, mis kirjeldab detailselt marsruuti, piisab sellest. Juhul, kui piletit ei ole, peavad olema pardakaardid. Toetusesaaja peab suutma tõendada reisi marsruuti piletite või pardakaartidega ning Noorteagentuurile tuleb esitada üks dokument kahest. Kõikidelt osalejatelt pardakaartide kokku kogumine ei ole vajalik, kui olete kindel, et suudate reisi marsruuti tõendada teisiti (piletid on olemas). Toetusesaaja enda kindluse huvides soovitame siiski võimalusel pardakaardid koguda.

Kas koos lõpparuandega pean SANAle esitama reisidokumentide originaalid või piisab koopiatest?
Originaal reisidokumente ei ole vaja Noorteagentuurile esitada – sobivad koopiad. Juhul, kui esitate originaalid, siis palume arvestada, et me neid  tagasi ei saada. Vastavalt lepingule peab aga toetusesaaja säilitama kõik projektiga seotud kulude originaaldokumendid. Tegevuste järgsete kohapealsete kontrollide käigus soovivad Noorteagentuuri esindajad originaalidega tutvuda.

Meie noortevahetus toimub Saksamaal ja Eesti grupp sõidab sinna Tallinnast. Ootamatult selgus, et viibin enne vahetuse algust Prantsusmaal ja ei jõua meie grupi ärasõidu ajaks Eestisse. Kas sobib, kui sõidan noortevahetusele otse Prantsusmaalt?
Jah, osaleja või grupijuht võib alustada oma reisi noortevahetuse toimumiskohta teisest asukohast, kui taotluses märgitud. Sel juhul on vaja esitada koos lõpparuandega koopiad reisidokumentidest (skänneritud ja aruandele lisatud). Selgitus erineva reisi alguspunkti osas tuleb lisada ka lõpparuandes. NB! See võib tuua kaasa muudatusi reisikulude eelarves.

  • Juhul, kui reisitav vahemaa on sama, mis taotluses ja vastab edasi-tagasi vahemaale (arvutatud linnulennult vastavalt vahemaa kalkulaatorile), siis eelarve ei muutu.
  • Juhul, kui reisitav vahemaa on pikem, jääb eelarve samaks. Kahjuks ei ole meil võimalik eelarvet suurendada.
  • Juhul, kui reisitav vahemaa on lühem, kui taotluses plaanitud, siis peate reisikulude eelarvet vähendama vastavalt järgmisele valemile: (kilometraaž tegevuse toimumiskohta + kilometraaž tegevuse toimumiskohast koju) : 2 = õige vahemaa.

Sama valemit kasutatakse juhul, kui osaleja saabub noortevahetusele ühest kohast (nt Prantsusmaa) ning läheb pärast noortevahetust teise kohta (nt Eesti).

Itaalia osaleja tahab tulla noortevahetusele 2 päeva varem ja lahkuda ka 2 päeva hiljem. Kas tema reisikulud oleksid sel juhul abikõlbulikud?
Jah, programmi tingimuste kohaselt on lubatud hüvitada noortevahetuse tegevuskohta varasema saabumise või hilisema lahkumise reisikulusid tingimusel, et oma majutuse ja muude kaasnevate kulude eest tasuvad osalejad ise. Toetuse juurde on lubatud arvestada põhjendatud juhtudel kuni 2 reisipäeva, millest 1 toimub enne ja 1 peale tegevuste toimumist.

Noortevahetusel osalejad võiksid saabuda noortevahetuse tegevuskohta mitte varem, kui 5 päeva enne ja lahkuda mitte hiljem, kui 5 päeva pärast noortevahetuse toimumisaega.

NB! Rahastuslepingus on kirjas, et reisimine peab olema selgelt seotud konkreetse mobiilsusega. Noorteagentuuri jaoks on kõige olulisem, et noored/noortejuhid oleksid õigel ajal õiges kohas ehk osaleksid õppetegevuses 100% täies mahus.

Itaalia osaleja ei saa viibida noortevahetusel kogu toimumisaja ning  soovib lahkuda 2 päeva varem. Kas kõnealuse osaleja reisikulud on abikõlblikud?
Jah, reisikulud on abikõlblik, kuid väheneb projekti korraldustoetus, mida arvestatakse iga osaleja kohta reaalselt projekti toimumise kohas viibitud päevade järgi.

Horvaatia partner teatas ootamatult, et kellelgi nende grupist pole võimalik APV-l (ettevalmistaval kohtumisel) osaleda. Kas horvaadid võivad Skype teel APV-l osaleda?
Jah, kui partner tõesti ei leia ühtegi sobivat osalejat ettevalmistavale kohtumisele, siis võib küll. NB! Juhul, kui osalejad ei tule füüsiliselt ettevalmistavale kohtumisele, siis väheneb toetussumma. Sellistel osalejatel ei ole õigust APV reisitoetusele ja erikuludele.

Lennupiletite ostmisel selgus, et Itaalia partnerid leidsid väga odavad piletid ning osa nende reisitoetusest jääb üle. Samas Sloveenia partneritel jaoks on kõik piletid nii kallid, et reisitoetus katab sellest vaid väikse osa. Kas on võimalik kasutada ühe grupi reisitoetust teise grupi jaoks

Jah, on küll.

Eramus+ programmis kasutatakse reisi- ja korralduskuludeks ühikuhinna põhist toetust. Juhul kui vahemaa on tõendatud ning tegevused toimunud, on toetusesaajal automaatselt õigus arvestatud vahemaale vastava ühikuhinna summale. Ühikuhinna võlu ja valu seisneb selles, et toetuse summa määratakse kindlaks ühikuhinna aluseks olevate asjaolude järgi. Tegelikkuses võivad kulud olla suuremad või väiksemad ning kui kogueelarve võimaldab, võib katta kõik kulud, mis noortevahetuse elluviimisel tekivad. Seega, kui itaallaste reisitoetusest või kuskil mujalt jääb toetust kasutamata, võib seda kasutada sloveenide kulude katmiseks. Noorteagentuurile esitatavas infos ei tule rahade ümberjagamist näidata ning reeglite/ühikuhindade mõistes eelarve muutust ei ole toimunud.

Tegevuste elluviimisel on oluline jälgida eelarve täitumist vastavalt rahastusreeglitele. Silmas tuleb pidada, et kogu toetust tuleb kasutada sihtotstarbeliselt ehk projekti heaks.

Samuti, kui õnnestus osta odavamalt reisipileteid APV kohtumisele, ülejäänud raha võib ümbersuunata põhitegevuse reisikulude hüvitamiseks.

Lennufirma, kellelt ostsime lennupiletid reisimiseks noortevahetusele ja tagasi, läks pankrotti. Lendusid ei toimu ning piletiraha tagasi ei maksta. Kas SANA hüvitab piletikulud?

Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus. Reisi ärajäämisel tuleb kõigepealt pöörduda kindlustusfirma poole ning probleemide korral vaadeldakse igat olukorda eraldi. Põhjendatud juhtudel saab Noorteagentuur kulusid hüvitada vääramatu jõu tingimustel.

Meie partnergrupp hilines lennujaama ning jäi reisist maha. Neil ei olnud reisikindlustust, mis kataks piletikulu. Kas SANA hüvitab lennupiletid, mis jäid kasutamata?

Ei, üldjuhul selline reisikulu ei ole abikõlblik. Reisitoetust eraldatakse reisidele, mis on tegelikult toimunud. Juhul kui partnergrupi osalejad ostavad uued piletid ning reis ikkagi toimub, siis toetus eraldatakse vastavalt tegelikult toimunud reisi ühikuhindadele (reisitoetus ja korraldustoetus) ning kui võimalik võib sellest katta mõlemate reisipiletite kulud. Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus ning taoliste probleemide ennetamiseks soovitame sõlmida reisitõrkekindlustus.

Noored tegid noortevahetusest videoid ning panid need Youtube üles. Kas seal peaks olema ka Erasmus+ logod või viited programmile?

Jah. Vastavalt rahastuslepingule on taotlejal kohustus projektiga seotud avalikel trükistel, materjalidel ja kommunikatsioonis näidata ära, kust projektitoetus pärineb. Selleks tuleb materjalidel kasutada programmi Erasmus+: Euroopa Noored ja sihtasutus Archimedes Noorteagentuuri sümboolikat ning mainida rahastajat ka avalikus kommunikatsioonis (nt meedia, avalikud üritused jmt). Täpsemad juhised, soovitused ja vajalikud logod allalaadimiseks on kättesaadavad meie kodulehelt.

Kas oleme kohustatud säilitama kõik kuludokumendid?  Näiteks, kas me peame säilitama kohvipausideks ostetud asjade tšekid?
Jah, olete kohustatud säilitama kõik kuludokumendid.  Rahastuslepingus on kirjas: toetusesaaja on kohustatud kõiki projekti toetuse kasutamisega seotud originaaldokumente säilitama 3 aastat alates toetuse lõppmakse tegemisest (tagastusnõude laekumisest). Kui toetussumma on suurem kui 60 000 €, siis on säilitamise kohustus 5 aastat.

Kuidas märgin MobilityTool+ lõpparuandes sisupäevi ja reisipäevi?
Tegevuse (activity) kuupäevad lõpparuandes peavad kajastama sisutegevuste kuupäevi. Juhul, kui toetust taotleti ka reisipäevaks (ehk päevaks, mil sisutegevust ei toimunud ja ainult reisiti), siis seda kuupäeva ei kajastata tegevuse kuupäevades. MobilityTool+´is on eraldi lahter, kus tuleb kirjutada mitu reisipäeva oli (kas 1 või 2). Juhul, kui taotleti toetust reisipäevadeks, kuid tegelikult neid päevi ei kasutatud, vaid kogu reisimine toimus sisutegevuse päevade jooksul, siis ei ole taotlejal õigust reisipäevadeks ning toimub eelarve vähendamine. Reisipäevi saab aruandele lisada ainult siis, kui need on põhjendatud, taotluses küsitud ning reisimine on nendel päevadel tegelikult toimunud.

Kuidas kajastan erikulusid MobilityTool+is?
Kõik kulud tuleb sisestada iga osaleja kohta eraldi. Näiteks viisakulu tuleb sisestada iga konkreetse osaleja lõikes, kelle puhul see asjakohane on. APV majutuse koondarve tuleb jagada APV osalejate vahel ja lisada vastav osa iga osaleja juurde.

Milliste dokumentide alusel peab toimuma reisitoetuse ülekandmine välispartnerile?
Välispartner peab toetusesaajale esitama avalduse kulude hüvitamiseks, mis sisaldab koondsummat ja pangakontot, kuhu ülekannet soovitakse. Avaldus on toetusesaaja raamatupidamise algdokument, mille lisadeks on koopiad reisipiletitest, arvetest, maksekorraldustest.
Reisitoetusest ei ole võimalik hüvitada rahvusvaheliste pangaülekannete teenustasusid.

Leidsime oma noortevahetusele lisarahastust ja sooviksime kaasata veel 5 noort lisaks taotluses toodud 20-le. Kas need lisanoored tuleb ka lõpparuandesse lisada?
Palume Erasmus+ noortevahetuse aruandluses kajastada vaid neid noori, kes osalesid noortevahetusel Erasmus+ toetussumma eest. Seetõttu ei peaks aruandes omarahastusest kaasatud 5 noort osalejatena kajastama. Palun pidage seda silmas ka osalejate ja grupijuhtide allkirjadega nimekirja koostades.