KKK

Korduma kippuvad küsimused noortevahetuste korraldamisel.

Enne taotluse esitamist

Miks küsitakse taotluse osas G.1. „Õpirännete detailid“ tegevuse algus- ja lõppkuupäeva ning eraldi veel reisipäevi? Mida tähendab „reisipäev“ ja mis on „tegevuspäev“?

Tegevuspäevadel toimuvad noortevahetuse tegevused. Tegevuspäevad on ka need, kus tegevus toimub ainult päeva ühes pooles ja teises pooles osalejate saabuvad/ lahkuvad. Reisipäev on päev, mil vaid reisitakse ning sisutegevusi ei toimu.

NB!  Reisipäevi võib taotleda ainult põhjendatud juhul. Põhjendatud juhuks võib olla olukord, kus osalejad ei jõua ühe ja sama kuupäeva jooksul reisiteekonda alustada ja lõpetada. Reisipäevade vajalikkust tuleb kaaluda iga osalejategrupi puhul eraldi. Maksimaalselt on võimalik kasutada 2 reisipäeva, millest 1 toimub enne ning teine pärast tegevuste toimumist.

Näide: Eesti-Gruusia noortevahetus, mis toimub Gruusias ja algab 02.10. Kui eesti noored alustavad Eestist reisimist 01.10, kuid noortevahetuse toimumispaika Gruusias jõuavad alles 02.10, on õigustatud ühe reisipäeva lisamine taotlusele. Kui gruusia noored reisivad toimumispaika 2h, siis nende puhul ei ole lisa reisipäeva taotlemine õigustatud.

NB! Juhul, kui taotluse osas G.1. „Õpirännete detailid“ (Activities´Details) on eraldi välja toodud reisipäevad, siis peavad need olema kajastatud ka taotlusele lisatud tegevuskavas.

Kuidas arvutan Pärnus elavate noorte reisitoetuse jaoks vahemaad, kui noortevahetus toimub Pärnus?

Kui tegevus toimub samas linnas, kust tuleb osaleja, siis selle osaleja jaoks ei saa eraldi reisitoetust taotleda. Vahemaa on vastavalt Euroopa Komisjoni vahemaa kalkulaatorile 0 kilomeetrit.

Kuidas arvutan välismaal toimuvale noortevahetusele reisimiseks vahemaad, kui meie organisatsioon asub Tallinnas, aga noored elavad erinevates Eesti paikades (Saaremaa, Põlva, Keila jne).

Taotlusvormi täites võite jagada Eesti grupi osadeks. Näiteks osaleb projektis kokku 10 Eesti noort, kellest 5 elavad Tallinna lähedal ja 5 elavad Saaremaal. Sel juhul märkige ühele reale 5 noort lühema reisidistantsiga teisele reale 5 noort pikema reisidistantsiga. Juhul kui saatva organisatsiooni asukoht on erinev osaleja reisi alguspunktist (linnast, kust ta tuleb), siis tuleb lõpparuandes MobilityTool+ lisada selgitus erinevuse kohta. Näiteks kui saatev organisatsioon asub Tallinnas, aga osaleja tuleb Kuressaarest, siis tuleb välja tuua erinevuse põhjus ja märkida reale „Sending City“ Kuressaare. Sellise erisuse korral tuleb esitada koos aruandega marsruuti tõendavad dokumendid (näiteks bussipiletid Kuressaare-Tallinn).

Kui arvutan projekti rahvusvahelisi reisikulusid, siis mis koha võin võtta reisi alguskohaks – kas osaleja koduse aadressi või lennu väljumise linna või…?

Vaikimisi on alguspunktiks saatva organisatsiooni asukoht ning lõpp-punktiks vastuvõtva organisatsiooni asukoht. Kui tegelik alguspunkt ja lõpp-punkt on erinevad, siis tuleb seda lõpparuandes Mobility Toolis selgitada ja esitada tõendusdokumendid.

Esitasin Noorteagentuurile (SANAle) taotluse noortevahetuse korraldamiseks. Millal võin  hakata kulusid tegema?

See, millal kulusid võib teha, oleneb kulu liigist, sest erinevaid kulusid tohib hakata tegema erineval ajal. Otsuskirja (millega teatakse, kas teie projekt sai või ei saanud toetust) väljastamise kuupäevast alates tohib hakata tegema reisikulusid ja korralduslikke kulusid, kuna nende maksmine toimub ühikuhindade alusel. Erikulusid ja erivajadustega osalejate kulusid tohib teha ainult taotluses toodud projekti perioodi vältel, sest neid makstakse tegelike kulude alusel.

Pärast toetuse saamist

Meie projektis pidi toimuma ettevalmistav kohtumine (APV) ja noortevahetus. APV-l selgus, et partnerid on kaotanud huvi projekti vastu ning me otsustasime noortevahetuse ära jätta. Kas SANA hüvitab juba toimunud APV kulud?

Tekkinud olukorda on vaja SANAle põhjalikult selgitada ning selle põhjal tehakse otsus. Võimalusel kulud aktsepteeritakse.

Üks projekti partneritest otsustas, et ei taha noortevahetusel osaleda. Millised võimalused või kohustused meil nüüd on? Kas me võime otsida uue partneri? Kas see peab olema samast riigist või lihtsalt selle transporditoetuse piirides?

Esmalt on teil vaja partneri ametlikku kinnitust, et ta astub projektist välja ning ei pretendeeri toetusele (avalduse näidis). SANAle peab saabuma allkirjastatud skaneeritud dokument. Originaali soovitame endale jätta. Seejärel võite otsida uue partneri, kuid ei pea seda tegema. Võimalik on ka kaasata rohkem osalejaid Eestist, aga siis peab arvestama, et reisitoetus muutub. Kindlasti tuleb koostada uus eelarve ning vajadusel tuleb taotleda lepingu muudatust.

Millised reisimist tõendavad dokumendid pean SANAle esitama? Kas on vaja lennupiletite ostuarvet, elektroonilist piletit või paberpiletit ning kas on vaja ka reisijate pardakaarte?

SANA kontrollib pileteid eelkõige selleks, et osalejad tõendaksid reisimarsruuti ja kuupäevi. Seega tuleb esitada  dokumendid, mis seda detailselt tõendavad. Kui on olemas elektrooniline pilet, mis kirjeldab detailselt marsruuti, piisab sellest. Juhul, kui piletit ei ole, peavad olema pardakaardid.

Kas koos lõpparuandega pean SANAle esitama reisidokumentide originaalid või piisab koopiatest?

Originaalreisidokumente ei ole vaja Noorteagentuurile esitada – sobivad koopiad. Juhul, kui esitate originaalid, siis palume arvestada, et me neid tagasi ei saa. Vastavalt lepingule peab aga toetusesaaja säilitama kõik projektiga seotud kulude originaaldokumendid. Tegevuste järgsete kohapealsete kontrollide käigus soovivad Noorteagentuuri esindajad originaalidega tutvuda.

Meie noortevahetus toimub Saksamaal ja Eesti grupp sõidab sinna Tallinnast. Ootamatult selgus, et viibin enne vahetuse algust Prantsusmaal ja ei jõua meie grupi ärasõidu ajaks Eestisse. Kas sobib, kui sõidan noortevahetusele otse Prantsusmaalt?

Jah, osaleja või grupijuht võib alustada oma reisi noortevahetuse toimumiskohta teisest asukohast, kui taotluses märgitud. Sel juhul on vaja esitada koos lõpparuandega koopiad reisidokumentidest (skaneeritud ja aruandele lisatud). NB! See võib tuua kaasa muudatusi reisikulude eelarves.

  • Juhul, kui reisitav vahemaa on sama, mis taotluses, siis eelarve ei muutu.
  • Juhul, kui reisitav vahemaa on pikem, jääb eelarve samaks. Kahjuks ei ole meil võimalik eelarvet suurendada.
  • Juhul, kui reisitav vahemaa on lühem, kui taotluses plaanitud, siis peate reisikulude eelarvet vähendama vastavalt järgmisele valemile: (kilometraaž tegevuse toimumiskohta + kilometraaž tegevuse toimumiskohast koju) : 2 = õige vahemaa.

Sama valemit kasutatakse juhul, kui osaleja saabub noortevahetusele ühest kohast (nt Prantsusmaa) ning läheb pärast noortevahetust teise kohta (nt Eesti).

Itaalia osaleja tahab tulla noortevahetusele 2 päeva varem ja lahkuda ka 2 päeva hiljem. Kas tema reisikulud oleksid sel juhul abikõlbulikud?

Jah, programmi tingimuste kohaselt on lubatud hüvitada noortevahetuse tegevuskohta varasema saabumise või hilisema lahkumise reisikulusid tingimusel, et oma majutuse ja muude kaasnevate kulude eest tasuvad osalejad ise. Toetuse juurde on lubatud arvestada põhjendatud juhtudel kuni 2 reisipäeva, millest üks toimub enne ja teine pärast tegevuste toimumist.

Noortevahetusel osalejad võiksid saabuda noortevahetuse tegevuskohta mitte varem kui 5 päeva enne ja lahkuda mitte hiljem kui 5 päeva pärast noortevahetuse toimumisaega.

NB! Rahastuslepingus on kirjas, et reisimine peab olema selgelt seotud konkreetse mobiilsusega. Noorteagentuuri jaoks on kõige olulisem, et noored/noortejuhid oleksid õigel ajal õiges kohas ja osaleksid õppetegevuses täies mahus.

 Itaalia osaleja ei saa viibida noortevahetusel kogu toimumisaja ning  soovib lahkuda 2 päeva varem. Kas kõnealuse osaleja reisikulud on abikõlblikud?

Jah, reisikulud on abikõlblik, kuid väheneb projekti korraldustoetus, mida arvestatakse iga osaleja kohta reaalselt projekti toimumise kohas viibitud päevade järgi.

Horvaatia partner teatas ootamatult, et kellelgi nende grupist pole võimalik APV-l (ettevalmistaval kohtumisel) osaleda. Kas horvaadid võivad Skype teel APV-l osaleda?

Jah, kui partner tõesti ei leia ühtegi sobivat osalejat ettevalmistavale kohtumisele, siis võib küll. NB! Juhul, kui osalejad ei tule füüsiliselt ettevalmistavale kohtumisele, siis väheneb toetussumma. Sellistel osalejatel ei ole õigust APV reisitoetusele ja erikuludele.

Lennupiletite ostmisel selgus, et Itaalia partnerid leidsid väga odavad piletid ning osa nende reisitoetusest jääb üle. Samas Sloveenia partneritel jaoks on kõik piletid nii kallid, et reisitoetus katab sellest vaid väikse osa. Kas on võimalik kasutada ühe grupi reisitoetust teise grupi jaoks?

Jah, on küll.

Eramus+ programmis kasutatakse reisi- ja korralduskuludeks ühikuhinnapõhist toetust. Juhul kui vahemaa on tõendatud ning tegevused toimunud, on toetusesaajal automaatselt õigus arvestatud vahemaale vastava ühikuhinna summale. Ühikuhinna võlu ja valu seisneb selles, et toetuse summa määratakse kindlaks ühikuhinna aluseks olevate asjaolude järgi. Tegelikkuses võivad kulud olla suuremad või väiksemad ning kui kogueelarve võimaldab, võib katta kõik kulud, mis noortevahetuse elluviimisel tekivad. Seega, kui itaallaste reisitoetusest või kuskil mujalt jääb toetust kasutamata, võib seda kasutada sloveenide kulude katmiseks. Noorteagentuurile esitatavas infos ei tule rahade ümberjagamist näidata ning reeglite/ühikuhindade mõistes eelarve muutust ei ole toimunud.

Tegevuste elluviimisel on oluline jälgida eelarve täitumist vastavalt rahastusreeglitele. Silmas tuleb pidada, et kogu toetust tuleb kasutada sihtotstarbeliselt ehk projekti heaks.

Lennufirma, kellelt ostsime lennupiletid reisimiseks noortevahetusele ja tagasi, läks pankrotti. Lendusid ei toimu ning piletiraha tagasi ei maksta. Kas SANA hüvitab piletikulud?

Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus. Reisi ärajäämisel tuleb kõigepealt pöörduda kindlustusfirma poole ning probleemide korral vaadeldakse igat olukorda eraldi. Põhjendatud juhtudel saab Noorteagentuur kulusid hüvitada vääramatu jõu tingimustel.

Meie partnergrupp hilines lennujaama ning jäi reisist maha. Neil ei olnud reisikindlustust, mis kataks piletikulu. Kas SANA hüvitab lennupiletid, mis jäid kasutamata?

Ei, üldjuhul selline reisikulu ei ole abikõlblik. Reisitoetust eraldatakse reisidele, mis on tegelikult toimunud. Juhul, kui partnergrupi osalejad ostavad uued piletid ning reis ikkagi toimub, siis toetus eraldatakse vastavalt tegelikult toimunud reisi ühikuhindadele (reisitoetus ja korraldustoetus) ning kui võimalik võib sellest katta mõlemate reisipiletite kulud. Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus ning taoliste probleemide ennetamiseks soovitame sõlmida reisitõrkekindlustus.

Noored tegid noortevahetusest videoid ning panid need Youtube üles. Kas seal peaks olema ka Erasmus+ logod või viited programmile?

Jah. Vastavalt rahastuslepingule on taotlejal kohustus projektiga seotud avalikel trükistel, materjalidel ja kommunikatsioonis näidata ära, kust projektitoetus pärineb. Selleks tuleb materjalidel kasutada programmi Erasmus+: Euroopa Noored ja sihtasutus Archimedes Noorteagentuuri sümboolikat ning mainida rahastajat ka avalikus kommunikatsioonis (nt meedia, avalikud üritused jmt). Täpsemad juhised, soovitused ja vajalikud logod allalaadimiseks on kättesaadavad meie kodulehelt: http://euroopa.noored.ee/rahastus/projekti-kvaliteet/projekti-moju/ .

Kas oleme kohustatud säilitama kõik kuludokumendid?  Näiteks, kas me peame säilitama kohvipausideks ostetud asjade tšekid?

Jah, olete kohustatud säilitama kõik kuludokumendid.  Rahastuslepingus on kirjas: toetusesaaja on kohustatud kõiki projekti toetuse kasutamisega seotud originaaldokumente säilitama 3 aastat alates toetuse lõppmakse tegemisest (tagastusnõude laekumisest). Kui toetussumma on suurem kui 60 000 €, siis on säilitamise kohustus 5 aastat.

Kuidas märgin MobilityTool+ lõpparuandes sisupäevi ja reisipäevi?

Tegevuse (activity) kuupäevad lõpparuandes peavad kajastama sisutegevuste kuupäevi. Juhul, kui toetust taotleti ka reisipäevaks (ehk päevaks, mil sisutegevust ei toimunud ja ainult reisiti), siis seda kuupäeva ei kajastata tegevuse kuupäevades. MobilityTool+´is on eraldi lahter, kus tuleb kirjutada mitu reisipäeva oli (kas 1 või 2). Juhul, kui taotleti toetust reisipäevadeks, kuid tegelikult neid päevi ei kasutatud, vaid kogu reisimine toimus sisutegevuse päevade jooksul, siis ei ole taotlejal õigust reisipäevadeks ning eelarvet vähendatakse. Reisipäevi saab aruandele lisada ainult siis, kui need on põhjendatud, taotluses küsitud ning reisimine on nendel päevadel tegelikult toimunud.

Kuidas kajastan erikulusid MobilityTool+is?

Kõik kulud tuleb sisestada iga osaleja kohta eraldi. Näiteks viisakulu tuleb sisestada iga konkreetse osaleja lõikes, kelle puhul see asjakohane on. APV majutuse koondarve tuleb jagada APV osalejate vahel ja lisada vastav osa iga osaleja juurde.

Milliste dokumentide alusel peab toimuma reisitoetuse ülekandmine välispartnerile?

Välispartner peab toetusesaajale esitama avalduse kulude hüvitamiseks, mis sisaldab koondsummat ja pangakontot, kuhu ülekannet soovitakse. Avaldus on toetusesaaja raamatupidamise algdokument, mille lisadeks on koopiad reisipiletitest, arvetest, maksekorraldustest. Reisitoetusest ei ole võimalik hüvitada rahvusvaheliste pangaülekannete teenustasusid.

Leidsime oma noortevahetusele lisarahastust ja sooviksime kaasata veel 5 noort lisaks taotluses toodud 20-le. Kas need lisanoored tuleb ka lõpparuandesse lisada?

Palume Erasmus+ noortevahetuse aruandluses kajastada vaid neid noori, kes osalesid noortevahetusel Erasmus+ toetussumma eest. Seetõttu ei peaks aruandes omarahastusest kaasatud 5 noort osalejatena kajastama. Palun pidage seda silmas ka osalejate ja grupijuhtide allkirjadega nimekirja koostades.