Отчётность

Возникшую ситуацию нужно тщательно объяснить Молодёжному агенству, на основании этого будет принято решение. По возможности расходы компенсируются.

Для начала вам нужно официальное подтверждение партнера, что он выходит из проекта и не претендует на компенсацию (образец заявления можете спросить в Молодёжном агенстве). В Молодёжное агенство должен поступить подписанный отсканированный документ. Оригинал советуем оставить себе. Затем вы можете искать нового партнера, но вы не обязаны это делать. Можно привлечь больше участников из Эстонии, но тогда нужно учитывать, что компенсация поездки измениться. Обязательно нужно составить новый бюджет и при необходимости ходатайствовать об изменении договора.

Прежде всего Молодёжное агенство проверяет билеты для того, чтобы участники подтвердили маршрут поездки и даты. Поэтому нужно представить документы, которые подтверждают их детально. Счет за авиабилеты, как правило, слишком общий, в то же время при наличии электронного билета, который детально описывает маршрут, достаточно его. Если билета нет, то должны быть посадочные талоны. Получатель гранта должен суметь доказать маршрут поездки билетами или посадочными талонами, Молодежному агентству нужно представить один из двух документов. Сбор посадочных талонов от всех участников необязателен, если вы уверены, что сможете доказать маршрут поездки иным образом (наличие билетов). Для уверенности мы советуем получателю гранта все же по возможности собрать посадочные талоны.

Оригиналы документов о поездке Молодежному агентству подавать не нужно – подойдут копии. В том случае, если вы представите оригиналы, учитывайте, что обратно мы их не отправляем. Однако согласно договору получатель гранта должен сохранять все связанные с расходами проекта оригинальные документы. В ходе проверок после мероприятий на месте представители Молодежного агентства хотят ознакомиться с оригиналами.

Да, участник или лидер группы может начать свою поездку на место проведения молодежного обмена из места, отличающегося от указанного в заявке. В таком случае к заключительному отчету нужно приложить отсканированные копии документов о поездке. Объяснение о разных начальных пунктах поездки нужно добавить также в заключительный отчет. NB! Это изменение может привести к изменениям в бюджете расходов на поездку.

• В том случае, если расстояние то же, что и в заявке, и соответствует расстоянию туда и обратно (рассчитанное с птичьего полета согласно калькулятору расстояния), то бюджет не меняется.
• В том случае, если расстояние поездки больше, бюджет остается тем же. К сожалению, мы не можем увеличить бюджет.
• В том случае, если расстояние поездки меньше планируемого в заявке, то вы должны уменьшить бюджет расходов на поездку согласно следующей формуле: (километраж на место проведения мероприятий + километраж от места проведения мероприятий домой) : 2 = правильное расстояние.

Та же формула используется в том случае, если участник прибывает на молодежный обмен из одного места (напр., Франция) и после молодежного обмена уезжает в другое (напр., в Эстонию).

Да, согласно условиям программы разрешается компенсировать расходы на поездку при прибытии на место мероприятий молодежного обмена ранее или более позднем отъезде оттуда при условии, что участники сами заплатят за  размещение и иные сопутствующие расходы. В обоснованных случаях к компенсации разрешается добавить до 2 дней поездки, из которых один проходит до и второй после проведения мероприятий.

Участники молодежного обмена могут приезжать на место проведения молодежного обмена не ранее чем за 5 дней и уезжать не позднее 5 дней после срока проведения молодежного обмена.

NB! В договоре о финансировании указано, что поездка должна быть четко связана с конкретной мобильностью. Для Молодежного агентства важно, чтобы молодые люди/молодежные лидеры были в правильном месте в правильное время и участвовали в учебной деятельности в полной мере.

Да, расходы на поездку принимаются, однако уменьшается компенсация организации проекта, которая рассчитывается на каждого участника по фактически проведенным на месте проведения проекта дням.

Да, если партнер на самом деле не может найти ни одного подходящего участника на подготовительную встречу, то можно. NB! В том случае, если участники не присутствуют физически на подготовительной встрече, то сумма гранта уменьшается. У таких участников нет права на компенсацию поездки на PV и особых расходов.

Да, можно.

В программе Eramus+ для транспортных и организационных расходов используется компенсация, основанная на цене за единицу. В том случае, если дистанция доказана и мероприятия прошли, то получатель гранта автоматически имеет право на сумму цены за единицу, соответствующую рассчитанной дистанции. Прелесть и сложность цены за единицу заключается в том, что сумма компенсации определяется по обстоятельствам, являющимися основанием для цены за единицу. В действительности расходы могут быть большими или меньшими, если общий бюджет позволяет, то из остатков можно покрыть другие расходы, которые возникли при проведении молодежного обмена. Поэтому, если часть компенсации поездки итальянцев или другой компенсации была не использована, то ее можно использовать на покрытие расходов словенцев и/или возмещения расходов на поездку основной деятельности. В представляемой Молодежному агентству информации не нужно показывать перераспределение средств, в рамках правил/цен за единицу бюджет не изменился.

При осуществлении деятельности важно соблюдать заполнение бюджета согласно правилам финансирования. Нужно учитывать, что весь грант должен быть использован целенаправленно, т.е. на благо проекта.