Пропустить навигацию

Размер текста

Контрастность

×

Отчетность

Среда отчетности Mobility Tool

Все организаторы проектов, получивших субсидию из программы Erasmus+, должны в течение 60 дней после окончания периода проекта представить заключительный отчет вместе с требуемыми приложениями. Отчетность представленных в программу Erasmus+ проектов осуществляется в online среде под названием Mobility Tool+ (далее MT+), которая находится здесь.

В заключительный отчет проекта нужно ввести информацию о мобильности обучения, финансировании и содержании проекта. Бланк отчета можно заполнять на эстонском или английском языке. Европейская комиссия издала справочник Mobility Tool+ (на английском языке) обо всех ключевых действиях, с которыми мы рекомендуем ознакомиться до составления.

Просим ознакомиться также с созданными Европейской комиссией учебными видео Mobility Tool+ (на английском языке):

1. для подачи отчета получателю субсидии KA1 и KA3;
2. для подачи отчета получателю субсидии KA2.

Кроме того, Европейская комиссия создала дополнительные инструкции на английском языке, чтобы объяснить:

  • как ввести в среду MT+ мобильности (мобильность обучения);
  • как использовать файлы CSV для одновременной загрузки нескольких мероприятий по мобильности обучения в среду MT+;
  • самые распространенные ошибки для этих действий, и как их избежать.

Соответствующая информация доступна также в виде документов PDF.

NB! Просим начинать заполнение заключительного отчета MT+ с ввода мобильности обучения (mobilities):

 

Вместе с заключительными отчетами KA105 (молодежные обмены, мобильность обучения молодежных работников, Европейская волонтерская служба) и KA347 (молодежные проекты участия) нужно представить следующие обязательные приложения:

  • подписанная страница отчета (declaration of honour), которую должен подписать законный представитель организации или группы;
  • планы действий всех осуществленных мероприятий (в т.ч. подготовительная встреча, если она была);
  • копии расходных документов и платежных поручений расходов, связанных с особыми расходами и особыми потребностями (соответственно exceptional costs и special needs support)  – в том случае, о них ходатайствовали в заявке и они были приняты, а также если эти расходы запрашиваются в отчете.

Документы, которые не нужно представлять вместе с заключительным отчетом, однако которые обязательно должен сохранить организатор проекта, поскольку их запрашивают в ходе дополнительных проверок:

  • копии документов о компенсации поездок, если маршрут участника отличается от указанного в ходатайстве;
  • подписанные участниками списки об всех мероприятиях (activity) / в случае Европейской волонтерской службы письмо-подтверждение волонтера. Принимающая организация должна подтвердить достоверность представленных в списке данных именем и подписью своего представителя.

В случае заключительных отчетов по проектам KA205:

  • координирующая проект организация заполняет содержательную часть отчета от имени всех партнеров;
  • координатор проекта скачивает с MT+ и от имени всех партнеров заполняет файл Excel с бюджетом и результатами проекта, приложив его к заключительному отчету;
  • добавляет требуемые приложения заключительного отчета.

Контактом MT+ в молодежном агентстве ЦУ Archimedes является координатор по качеству.

Платформа результатов проекта Erasmus+

Все получившие субсидию из программы Erasmus+ проекты теперь сосредоточены на новой платформе результатов проектов Erasmus+ Европейской комиссии.

Получатели субсидии получают доступ в информации своего проекта и могут загрузить результаты на платформу с именем пользователя и паролем ECAS (услуга аутентификации Европейской комиссии). Это тот же аккаунт, который вы создали для того, чтобы ходатайствовать о субсидии от программы Erasmus+.

В течение проекта получатель субсидии может загрузить результаты проекта, а также логотип своей организации и адрес домашней страницы проекта или организации. Загрузка результатов проекта обязательна для всех получателей субсидии проектов стратегического сотрудничества (KA205) и добровольно для ходатайствующих о мобильности обучения (KA105) и проектах участия (KA347).

После официального окончания периода проекта получатель субсидии может представить (submit) информацию о своем проекте для пересмотра Молодежным агентством. В том случае, если агентство считает нужным внесение изменений или загрузку дополнительных материалов, то получатель субсидии получит об этом официальное уведомление об отклонении (rejection) вместе с инструкциями о том, что нужно изменить или исправить. Только после одобрения Молодежным агентством (approval) и официального окончания проекта результаты станут открытыми на платформе.

О том, как работать на платформе, созданы инструкционные материалы и два учебных видео. На данный момент видео на английском языке, но вскоре будут готовы их эстоноязычные версии, которые будут загружены на Telepurk к осени.

Европейская комиссия составила для данной платформы перечень часто задаваемых вопросов (ЧЗВ), в котором можно прочесть ответы на самые часто задаваемые пользователями вопросы. Если вы все же не нашли там ответ на свой вопрос, то помощь можно получить по адресу электронной почты  eac-projectsplatform-helpdesk@ec.europa.eu или в Молодежном агентстве.

Часто задаваемые вопросы

Возникшую ситуацию нужно тщательно объяснить SANA, на основании этого будет принято решение. По возможности расходы компенсируются.

Для начала вам нужно официальное подтверждение партнера, что он выходит из проекта и не претендует на компенсацию (образец заявления можете спросить в SANA). В SANA должен поступить подписанный отсканированный документ. Оригинал советуем оставить себе. Затем вы можете искать нового партнера, но вы не обязаны это делать. Можно привлечь больше участников из Эстонии, но тогда нужно учитывать, что компенсация поездки измениться. Обязательно нужно составить новый бюджет и при необходимости ходатайствовать об изменении договора.

Прежде всего SANA проверяет билеты для того, чтобы участники подтвердили маршрут поездки и даты. Поэтому нужно представить документы, которые подтверждают их детально. Счет за авиабилеты, как правило, слишком общий, в то же время при наличии электронного билета, который детально описывает маршрут, достаточно его. Если билета нет, то должны быть посадочные талоны. Получатель субсидии должен суметь доказать маршрут поездки билетами или посадочными талонами, Молодежному агентству нужно представить один из двух документов. Сбор посадочных талонов от всех участников необязателен, если вы уверены, что сможете доказать маршрут поездки иным образом (наличие билетов). Для уверенности мы советуем получателю субсидии все же по возможности собрать посадочные талоны.

Оригиналы документов о поездке Молодежному агентству подавать не нужно – подойдут копии. В том случае, если вы представите оригиналы, учитывайте, что обратно мы их не отправляем. Однако согласно договору получатель субсидии должен сохранять все связанные с расходами проекта оригинальные документы. В ходе проверок после мероприятий на месте представители Молодежного агентства хотят ознакомиться с оригиналами.

Да, участник или лидер группы может начать свою поездку на место проведения молодежного обмена из места, отличающегося от указанного в заявке. В таком случае к заключительному отчету нужно приложить отсканированные копии документов о поездке. Объяснение о разных начальных пунктах поездки нужно добавить также в заключительный отчет. NB! Это изменение может привести к изменениям в бюджете расходов на поездку.

  • В том случае, если расстояние то же, что и в ходатайстве, и соответствует расстоянию туда и обратно (рассчитанное с птичьего полета согласно калькулятору расстояния), то бюджет не меняется.
  • В том случае, если расстояние поездки больше, бюджет остается тем же. К сожалению, мы не можем увеличить бюджет.
  • В том случае, если расстояние поездки меньше планируемого в ходатайстве, то вы должны уменьшить бюджет расходов на поездку согласно следующей формуле: (километраж на место проведения мероприятий + километраж от места проведения мероприятий домой) : = правильное расстояние.

Та же формула используется в том случае, если участник прибывает на молодежный обмен из одного места (напр., Франция) и после молодежного обмена уезжает в другое (напр., в Эстонию).

Да, согласно условиям программы разрешается компенсировать расходы на поездку при прибытии на место мероприятий молодежного обмена ранее или более позднем отъезде оттуда при условии, что участники сами заплатят за  размещение и иные сопутствующие расходы. В обоснованных случаях к компенсации разрешается Добавить до 2 дней поездки, из которых один проходит до и второй после проведения мероприятий.

Участники молодежного обмена могут приезжать на место проведения молодежного обмена не ранее чем за 5 дней и уезжать не позднее 5 дней после срока проведения молодежного обмена.

NB! В договоре о финансировании указано, что поездка должна быть четко связана с конкретной мобильностью. Для Молодежного агентства важно, чтобы молодые люди/молодежные лидеры были в правильном месте в правильное время и участвовали в учебной деятельности в полной мере.

Да, расходы на поездку принимаются, однако уменьшается компенсация организации проекта, которая рассчитывается на каждого участника по фактически проведенным на месте проведения проекта дням.

Да, если партнер на самом деле не может найти ни одного подходящего участника на подготовительную встречу, то можно.  NB! В том случае, если участники не присутствуют физически на подготовительной встрече, то сумма субсидии уменьшается. У таких участников нет права на компенсацию поездки на APV и особых расходов.

Да, можно.

В программе Eramus+ для транспортных и организационных расходов используется компенсация, основанная на цене за единицу. В том случае, если дистанция доказана и мероприятия прошли, то получатель субсидии автоматически имеет право на сумму цены за единицу, соответствующую рассчитанной дистанции. Прелесть и боль цены за единицу заключается в том, что сумма компенсации определяется по обстоятельствам, являющимися основанием для цены за единицу. В действительности расходы могут быть большими или меньшими, если общий бюджет позволяет, то из остатков можно покрыть другие расходы, которые возникли при проведении молодежного обмена. Поэтому, если часть компенсации поездки итальянцев или другой компенсации была не использована, то ее можно использовать на покрытие расходов словенцев и/или возмещения расходов на поездку основной деятельности. В представляемой Молодежному агентству информации не нужно показывать перераспределение средств, в рамках правил/цен за единицу бюджет не изменился.

При осуществлении деятельности важно соблюдать заполнение бюджета согласно правилам финансирования. Нужно учитывать, что вся субсидия должна быть использована целенаправленно, т.е. на благо проекта.

В рамках проекта все участники обязаны заключить страхование путешествия. При отмене поездки прежде всего нужно обратиться к страховой фирме, в случае проблем каждый случай будет рассмотрен отдельно. В обоснованных случаях Молодежное агентство может возместить расходы при условиях форм-мажора.

Нет, как правило, такие расходы на поездку не принимаются. Компенсация поездки выделяется на те поездки, которые действительно были. В том случае, если участники партнерской группы купят новые билеты и поездка все-таки осуществиться, то компенсация будет выделена согласно ценам за единицу фактической поездки (транспортные и организационные расходы), по возможности ей можно покрыть расходы на те и другие билеты. В рамках проекта все участники обязаны иметь страхование путешествия, для предотвращения подобных проблем мы советуем заключить страхование в случае отмены рейса.

Да. Согласно договору о финансировании ходатайствующий обязан указывать в связанных с проектом публичных изданиях, материалах и коммуникации источник проектной субсидии. Для этого в материалах нужно использовать символику программы Erasmus+: "Молодежь Европы" и Молодежного агентства Целевого учреждения Archimedese, а также упомянуть спонсора в публичной коммуникации (СМИ, публичные мероприятия и т.п.). Подробные руководства, советы и необходимые логотипы для скачивания доступны на нашей домашней странице.

Да, вы обязаны сохранять все документы о расходах. В договоре о финансировании указано, получатель субсидии обязан сохранить все связанные с использованием проектной субсидии оригинальные документы в течение 3 лет с момента окончательной выплаты субсидии (с поступления возвратного требования). Если сумма субсидии была больше kui 60 000 €, то обязанность по сохранению составляет 5 лет.

Даты деятельности (activity) в заключительном отчете должны отражать даты содержательной деятельности. В том случае, если о субсидии ходатайствовали также на дни поездки (т.е. на дни, когда содержательной деятельности не проходили, дни в поездке) то эта дата не отражается в датах деятельности. В среде MobilityTool+ есть отдельная графа, в которой нужно указать, сколько дней в поездке было (один или два). В том случае, если ходатайствовали о компенсации на дни поездки, но на самом деле эти дни не использовали, и вся поездка прошла в течение дней содержательной деятельности, то у ходатайствующего нет права на дни в поездке, и субсидия уменьшается. Дни в поездке могут быть добавлены к отчету только тогда, когда они обоснованы, о них запрашивалось в заявке и поездка в эти дни проходила на самом деле.

Все расходы нужно вводить на каждого участника отдельно. Например, расходы на визу нужно указывать на каждого конкретного участника, в отношении которого это уместно. Сводный счет за размещение APV нужно поделить на участников APV и добавить соответствующую часть к каждому участнику.

Больше вопросов