Для организаций

2016-05-28 210x210mm jpeg pildifailina veebi RUS EVT ORG lk 1Организации могут быть вовлечены в проекты волонтерской службы на разных уровнях. Они могут отправлять волонтеров на службу в другую страну, а могут и принять иностранного волонтера в свой коллектив — ясно одно: это возможность поддержать развитие молодежи и разнообразить и освежить деятельность своей структуры.

Следующие несколько шагов расскажут вам о том, как могут организации быть вовлечены в программу.

Если у вас уже возникли вопросы, вы можете задать их по э-почте или телефону нашему консультанту.

Модуль содержания

Организация может:

  • отправить молодых людей за границу для прохождения волонтерской службы,
  • принять у себя волонтеров из-за рубежа.

Вовлечение в свою деятельность иностранных волонтеров подходит вам, если вы уже задумывались над тем, как предложить максимально интересные услуги и сделать что-то на благо общества, но вам для этого не хватало воодушевленных задачей исполнителей. От волонтерской службы есть польза также и там, где у вас появилось желание поддержать местную молодежь опытом работы и жизни за границей.

Волонтерская служба предоставляет организации возможность использования молодого волонтера в качестве дополнительного человеческого ресурса, вдохновляющего к развитию международных партнерских отношений и привнесению в деятельность своей организации «новых веяний» из-за рубежа.

Обычно в одной организации проходит службу один или два волонтера в течение продолжительного периода (12 месяцев). При этом у вас есть возможность принять на короткий срок (до 2 месяцев) группу до 10 волонтеров или вовлечь в свой проект на такой же период молодежь с ограниченными возможностями, которая, возможно, не готова еще к более продолжительной службе. Кроме этого вы можете поддержать местную молодежь в их желании пройти волонтерскую службу за рубежом, а позже вовлечь их в деятельность своей организации.

Все вовлеченные в волонтерскую службу организации должны пройти обязательную аккредитацию это означает, что ваша организация должна получить одобрение программы Erasmus+ на дальнейшую деятельность в проекте.  Как пройти аккредитацию?

Целью аккредитации является обеспечение высоких единых стандартов в службе. Это процесс обеспечения качества, который упрощает коммуникацию между структурами программы и организаторами, а также повышает уровень осведомленности о приоритетах, целях и правилах программы. Все проходящие аккредитацию организации должны подтвердить свою готовность и наличие необходимых ресурсов в проведении проекта, исходя из стандартов качества и правил программы Erasmus+: «Молодежь Европы».

Для получения аккредитации необходимо заполнить электронную форму для аккредитации посредством соответствующей веб-платформы. До заполнения формы необходимо также получить PIC-код. Процесс аккредитации может занять не менее 6 недель, за время которых будет рассмотрена представленная информация и назначено собеседование или визит в вашу организацию. При помощи руководства по аккредитации вы можете спланировать весь процесс и заполнить форму заявки на получение аккредитации.

 Вы можете получить аккредитацию как:

  • отправляющая организация — с правом отправлять за рубеж волонтеров из Эстонии и поддерживать их в ходе службы;
  • принимающая организация — с правом принимать в своей организации волонтеров из-за рубежа;
  • координирующая организация — с правом подачи проектных заявок и проведением проектов.

В зависимости от задач и типа деятельности проекта вам предстоит решить, какую роль может взять на себя ваша организация. Например, готовы ли кроме отправки или приема волонтера также координировать проект в целом? При необходимости вы можете привлечь еще какую-либо организацию, которая будет координировать весь процесс и отвечать за успешное проведение всего проекта. Организация не может получить аккредитацию только на координирующую роль в волонтерской службе.

Срок действия аккредитации — до 4 лет; ее продолжительность и максимальное количество вовлеченных волонтеров определит Молодежное агентство на основании результатов процесса аккредитации. 

Все аккредитованные организации добавляются в общеевропейскую базу данных, где будущие волонтеры могут найти принимающего или отправляющего партнера.

Отправляющая организация — некоммерческое объединение или учреждение, постоянно действующее в стране проживания волонтера. Во время проекта ей предстоит заниматься следующими задачами:

 Подготовка волонтера

  • Помощь в поиске принимающей организации и коммуникации с ней;
  • Организация культурной, практической, языковой и эмоциональной подготовки волонтера в соответствии с его потребностями;
  • Помощь волонтеру в практических и логистических задачах: организация транспорта, оформление страховки и, при необходимости, визы;
  • Организация участия волонтера в подготовительном тренинге.

 Связь во время прохождения службы

  • Коммуникация между волонтером и принимающей организацией во время реализации проекта.

 По возвращении волонтера домой после проекта

  • Вовлечение волонтера в процесс оценки проекта;
  • Помощь в общественной интеграции волонтера по возвращении домой и вовлечении его в местную деятельность свое организации;
  • Создание для волонтера возможности поделиться полученным опытом и рассказать остальным о своем проекте на информационных мероприятиях, культурных вечерах и т. д.;
  • Консультации о других возможностях для деятельности и обеспечение участия волонтера в ежегодных встречах волонтеров.

Если вы хотите стать отправляющей организацией, то решите, достаточно ли у вас желания и возможностей для поддержки волонтера в ходе всего проекта.

Для отправляющих организаций мы также подготовили справочник «Азбука подготовки волонтера».

Принимающая организация — некоммерческое объединение или учреждение, которое выполняет следующие задачи:

  • Выбор ментора, который будет отвечать за личное развитие волонтера и помогать ему проводить анализ полученного учебного опыта (при помощи Молодежного паспорта).
  • Профессиональное руководство и поддержка волонтера, которой занимаются конкретные представители или партнеры организации.
  • Личная поддержка, помощь в интеграции в местное сообщество, организация встреч волонтера с молодежью, социализация, помощь в организации свободного времени волонтера и установлении контакта с другими волонтерами.
  • Поддержка волонтера во цикле обучающих и аналитических мероприятий, в т. ч. помощь в участии волонтера в тренингах и языковом обучении.
  • Обеспечение доступности следующих принципов волонтерской службы:
    — принимающая организация не может делать волонтеру предписаний в отношении его этничности, религиозных взглядов, сексуальной ориентации и политических взглядов; также у принимающих организации нет права требовать от волонтера какой-либо специальной квалификации или образования;
    — волонтеру предлагаются условия для конкретного выполнения обязанностей, допускающих использование своих идей и творческого подхода;
  • Определение конкретных возможностей обучения для волонтера);
  • Организация проживания и питания — волонтеру предоставляются все условия для проживания и питания или ежемесячно выплачивается необходимая сумма для покупки продуктов, в т. ч. и во время отпуска; также волонтеру выплачивается обозначенная в проектной заявке сумма на личные расходы;
  • Обеспечение волонтера местным транспортом от места прохождения службы до места жительства.

Если вы хотите стать принимающей организацией — прежде всего подумайте, готовы ли вы предоставить волонтеру достаточное пространство для развития. Область, в которой действует организация, не имеет значения. Важно, при этом, чтобы деятельность, в которую вовлечен волонтер, была некоммерческой. Служба в принимающей организации должна быть выстроена таким образом, чтобы волонтер был задействован пять дней в неделю, 30–38 часов. При этом волонтер не должен служить заменой оплачиваемому сотруднику, скорее, его деятельность должна создавать дополнительную ценность работе организации. Важно также, чтобы принимающая организация могла предложить достаточно пространства для обучения и развития не только молодому волонтеру, но и непосредственно своей организации и местному окружению.

Принимающие организации и менторы могут найти достаточно полезных и практических примеров в англоязычном справочнике  Practical guide for EVS mentors. Для принимающих организаций существует руководство  «Азбука приёма волонтера»

Координирующая организация — некоммерческая организация или учреждение, на которую в проекте возложены следующие задачи:

  • Подача заявки в национальное агентство или Агентство по аудиовизуальным средствам и культуре, а также полная ответственность за ход проекта, учет финансов и управление;
  • Координирование в рамках проекта сотрудничества между принимающими и отправляющими организациями;
  • Распределение финансовых средств на проведение проекта между принимающей и отправляющей организациями в соответствии с партнерским договором (если он заключен);
  • Обеспечение участия волонтера в подготовительных и аналитических мероприятиях;
  • Поддержка всех волонтеров, заступивших на службу в организацию;
  • Выполнение в полной или частичной мере административных задач принимающей или отправляющей организации;
  • Обеспечение вместе с принимающей и отправляющей организациями обязательного оформления страховки для волонтеров;
  • Координация, вместе с отправляющей и принимающей организациями, оформления виз (при необходимости национальные агентства могут выдать подтверждающие документы);
  • Поддержка в получении Молодежного паспорта: заполнение и оформление Молодежного паспорта для волонтеров вместе с отправляющей и принимающей организациями.

Деятельность и организация проектов волонтерской службы финансируется программой Erasmus+: «Молодежь Европы». Для получения финансирования необходимо подать проектную заявку к заданному сроку.

Действующие в Эстонии организации могут принять участие в проектах волонтерской службы, либо отправив молодых людей из Эстонии для прохождения службы в почти любую страну мира, либо приняв у себя волонтера опять-таки из почти любой выбранной страны. Но прежде всего проекты сотрудничества в волонтерской службе проходят с программными и партнерскими странами.

Для проектов сотрудничества с другими странами мира необходимо подать проектную заявку в Исполнительное агентство по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency) Еврокомиссии.

Когда вы приблизитесь к стадии подачи проектной заявки, вам нужно решить, какая из организаций станет координатором проекта. Координирующая организация берет на себя обязательства по подаче проектной заявки и финального отчета.

Проекты волонтерской службы могут быть спланированы как для одного или нескольких волонтеров, так и для целых групп. В индивидуальном проекте принимает участие только один волонтер. Один проект при этом может состоять из нескольких индивидуальных служб. Если в проекте принимает участие не менее 10 волонтеров и свою службу они проходят одновременно в одной принимающей организации с одной целью деятельности, то здесь речь идет уже о групповом проекте. К моменту подачи не требуется наличие конкретной кандидатуры на место волонтера, его можно выбрать позже.

Обычно служба начинается примерно через месяц после начала проекта. Мы рекомендуем выбрать себе проект продолжительность не менее 6 месяцев, чтобы и волонтер и принимающая организация получили достаточный опыт в программе.

Загляните также в правила финансирования проектов Европейской волонтерской службы!

  • Волонтерская служба — это не случайная, неорганизованная работа волонтером с частичной занятостью;
  • Волонтерская служба — не практика на предприятии;
  • Волонтерская служба — не оплачиваемая работа и не может ее замещать;
  • Волонтерская служба — не отпуск и не туризм;
  • Волонтерская служба — не языковые курсы;
  • Волонтерская служба — не эксплуатация дешевой рабочей силы;
  • Волонтерская служба — не обучение и не профессиональный тренинг за рубежом.

Основные положения волонтерской службы, которым следует следовать при проведении своего проекта:

  • Неформальное и межкультурное обучение волонтера, выстроенное в соответствии с планом и обозначенное в описании проекта
  • Некоммерческий характер заданий для волонтера и принцип: деятельность волонтера не может быть заменой оплачиваемому труду.
  • Польза для местной общины и установление контакта между местным населением и волонтером.
  • Прохождение службы – это бесплатная возможность для волонтера, кроме его частичных расходов на оплату транспортных расходов.
  • Соответствие заданий, поручаемых волонтеру с его интересами и предпочтениями.

Volunteering Agreement — договор, заключенный между отправляющей, принимающей (и координирующей) организацией и волонтером. В договоре разделены между партнерами и описаны обязательства и точки ответственности каждого, в т. ч. и распределение финансирования программы между участниками проекта. Договор является официальным соглашением между партнерами. Например, он должен описывать, какого рода подготовку и при помощи каких ресурсов собирается организовать для волонтера отправляющая организация, а также включать разъяснение рабочих задач, прав и обязанностей волонтера.

Волонтерская служба должна быть доступной для всех молодых людей вне зависимости от их образования, финансового положения, происхождения и особых потребностей.

Если в проекте принимает участие молодежь с особыми потребностями, то для их поддержки во время службы предусмотрены дополнительные механизмы и ресурсы:

  • Организация подготовительной встречи (англ. advanced planning visit);
  • Возможность вовлечения ассистента на время прохождения службы (усиленное менторство);
  • Особые расходы: врачебная помощь, защита здоровья, дополнительное обучение или профессиональная поддержка, дополнительная подготовка, специальные помещения или снаряжение, дополнительные расходы отправляющей организации или даже личные в случае с финансовыми трудностями.

Все заявки на получение дополнительных ресурсов должны быть обоснованы, связаны с планом реализации проекта, описаны в отчете. Обязательно, необходимо сделать особенный акцент на поддержке волонтера и разработать систему обучения и помощи, состоящую из ментора, наставника, дополнительных руководителей, средств по снижению риска. Кроме этого во время прохождения службы необходимо учитывать особые потребности волонтера.

Если возможность вовлечения в проекты молодежи с особыми потребностями и ограниченными возможностями представляет интерес вашей организации, то вам стоит предварительно связаться с бюро, например, с консультантом или специалистом по вовлечению.

Мы также рекомендуем вам почитать «Рабочую тетрадь для организации». Внизу страницы мы добавили документы, которые рассказывают о процессе аккредитации, цикле тренингов, оформлении страховки для волонтера и прочей полезной информации, которая обычно передается волонтеру перед началом службы.

Руководство по аккредитации (на эст. яз.)
Цикл обучения и оценки ЕВС (на эст. яз.)
Чего ждать от ЕВС? (на эст. яз.)
Молодежный паспорт (на эст. яз.)
AXA-страховка для волонтера (на эст. яз.)
Руководство по оформлению AXA-страховки онлайн (на англ. яз.)
Роли сторон при оформлении страховки (на англ. яз.)
AXA. Гид для волонтера (на англ. яз.)
Хартия ЕВС (на англ. яз.)